Comment partager un agenda Google ?
Google agenda est une fonctionnalité qui permet de partager facilement un emploi du temps avec une autre personne. Ainsi, il est possible de faire part de votre disponibilité et de programmer sans contraintes les rendez-vous de travail. Découvrez dans ce guide le processus pour partager un agenda Google.
Utiliser l’ordinateur pour accéder à Google agenda
Pour partager Google agenda, vous devez utiliser votre ordinateur. En réalité, il est impossible de partager un calendrier sur un iPhone ou un androïde par l’application Google agenda. À l’aide de votre PC, vous devez vous connecter à votre compte Google agenda en vous servant vos identifiants. Cliquez ensuite sur l’option « mes agendas » pour accéder à vos calendriers.
Partager un calendrier à une personne ou un groupe
Pour le partage avec une personne ou un groupe, sélectionnez le calendrier que vous souhaitez envoyer puis, cliquez sur « paramètre et partage ». Cette option donne accès à un menu, défilez le et faites un clic droit sur « partager avec des personnes en particulier ». Ensuite, sélectionnez la fenêtre « ajouter des contacts » et entrez l’adresse mail du groupe ou de la personne à qui vous voulez transmettre le fichier. À ce niveau, il est possible de personnaliser les autorisations qui permettent d’accorder l’accès au récepteur du fichier. Ce dernier devra utiliser le lien partagé pour avoir accès à votre agenda.
Partager le calendrier par mode public
La démarche pour le partage d’un calendrier par mode public sur Google agenda est un peu différente de l’envoi à une personne. Toutefois, le début du processus est le même. Vous devez vous servir de votre ordinateur pour accéder en ligne à Google agenda. Ensuite, suivez le processus en cliquant successivement sur « mes agendas » et sur « paramètre et partage » pour arriver au niveau des authentifications d’accès. À cette étape, personnalisez l’option de partage en cliquant sur « rendre disponible publiquement ». Cette fonction vous permettra de paramétrer l’accès et de rendre le calendrier accessible au public. De cette manière, toute personne n’utilisant pas Google agenda pourra avoir accès au calendrier que vous avez partagé.
Partager un agenda au sein d’une entreprise
Pour le partage de votre agenda avec les membres d’une entreprise, la procédure est toujours la même. C’est au niveau des autorisations que l’accès devra être personnalisé. Vous devez à partir de ce paramètre sélectionner l’option de partage afin de transférer le calendrier. Lorsque cela sera fait, il suffira à un membre de votre entreprise de le rechercher pour le trouver. Si vous désirez qu’un individu n’appartenant pas à votre structure ait accès à l’agenda, vous devez lui envoyer le lien.
Paramétrer les informations du calendrier partagé
Vous avez une liberté d’action Pour le partage d’un calendrier en entreprise. En réalité, le choix de l’accès aux informations vous revient. Vous pouvez ainsi utiliser le paramètre des autorisations pour choisir d’afficher totalement ou partiellement les données de l’agenda que vous transmettez. De la sorte, les collaborateurs de votre entreprise ne pourront voir que les détails que vous rendez visibles.
Les précautions à prendre
La divulgation des données sensibles telles que celles liées à un agenda est délicate. De ce fait, certaines précautions sont à prendre pour éviter tout risque de piratage ou de préjudice. De prime abord, ne partager vos plannings qu’avec des personnes en qui vous avez pleinement confiance. Deuzio, il est primordial de ne divulguer dans les calendriers partagés aucun contenu qui pourrait vous nuire. De même, si votre compte est géré par un administrateur, il faudra le consulter à la moindre inquiétude. Tertio, il faudra surveiller les accès pour assurer le minimum de sécurité. Si les calendriers que vous avez transmis auparavant ont déjà eu leur échéance, vous pouvez les rendre inaccessibles. Pour cela, supprimez ou modifiez les liens partagés. Vous pouvez aussi utiliser l’option « moi uniquement » pour les privatiser.
Que faire en cas de problème de partage ?
Au cas où un destinataire n’arriverait pas à ouvrir le lien que vous avez partagé, certaines solutions sont applicables. D’abord, il faudra vérifier que l’email de ce dernier a été rempli correctement. Ensuite, vous devez voir si les paramètres d’autorisation sont bien sélectionnés. Vous pouvez aussi recommencer l’envoi pour vous assurer que le partage soit bien effectué. Si le problème persiste, il provient probablement du côté de l’utilisateur à qui vous avez envoyé le lien. Ce dernier devra essayer de le télécharger de nouveau.
